Fem säkra tecken på att det är dags att se över din TA-lösning

För företag med många dagliga leveranser är transportadministrationen en verksamhetskritisk funktion. Etiketter ska skrivas ut, transporter bokas och rätt information skickas mellan affärssystem, lager, TA-system och transportörer. När allt fungerar tänker man sällan särskilt mycket på det.

Det är därför lätt att leva kvar med en lösning som egentligen inte längre motsvarar verksamhetens behov. Ett extra manuellt moment här och en speciallösning där behöver inte vara något stort problem var för sig. Men efter hand kan de tillsammans skapa både kostnader och begränsningar.

– Ett TA-system byter man inte för sakens skull. Fungerar det bra finns det heller ingen anledning. Men när allt fler önskemål kräver speciallösningar, konsultinsatser eller manuellt arbete är det klokt att fundera på om systemet fortfarande stödjer verksamheten på rätt sätt, säger Stefan Jörkander, vd för Connect Companies.

Det finns några återkommande tecken på att en TA-lösning inte längre fungerar lika bra som den borde:

1. Små förändringar blir stora projekt
Att byta transportör, förändra ett leveransflöde eller anpassa verksamheten till nya kundkrav är en naturlig del av vardagen. Om relativt enkla förändringar regelbundet kräver omfattande utvecklingsarbete är det däremot ett varningstecken.

Problemet blir särskilt tydligt när verksamheten växer eller förändras snabbt. Det som tidigare gick att hantera inom befintliga processer börjar kräva fler specialanpassningar och ett allt större beroende av externa konsulter.

En modern TA-lösning behöver därför inte bara klara dagens flöden. Den måste också kunna hantera förändringar utan att varje nytt behov utvecklas till ett eget IT-projekt.

2. Integrationerna begränsar verksamheten
Transportadministrationen är beroende av information från flera delar av verksamheten. Orderdata, kunduppgifter, leveransinstruktioner och information från lager och transportörer behöver kunna röra sig mellan olika system utan onödiga manuella steg.

När integrationerna är långsamma, dyra att förändra eller kräver återkommande handpåläggning uppstår friktion. I värsta fall blir det integrationslösningen, snarare än verksamhetens behov, som avgör vad som är möjligt att göra.

– Vi möter ganska ofta företag där diskussionen om en förändring börjar med vad systemen inte klarar av. Det är egentligen bakvänt. Tekniken ska ge verksamheten handlingsutrymme, inte sätta gränserna för hur den får utvecklas, säger Stefan Jörkander.

Det gäller inte minst företag som vill automatisera fler moment eller behöver kunna skala upp sina logistikflöden. Ju fler system och informationsflöden som är inblandade, desto viktigare blir det att integrationen fungerar som en sammanhållen helhet.

3. Man betalar för mer än man behöver
TA-system har med åren utvecklats till omfattande plattformar med stora mängder funktionalitet. Det behöver inte vara något problem, förutsatt att funktionerna används och skapar nytta.

Men om företaget betalar för ett stort system samtidigt som bara en begränsad del av funktionaliteten används finns det anledning att titta närmare på kostnadsbilden. Detsamma gäller om nya behov regelbundet leder till tillägg, konsultkostnader eller andra avgifter som gör det svårt att förutse den verkliga kostnaden.

Det viktiga är därför inte hur många funktioner ett system erbjuder, utan hur väl de funktioner som faktiskt behövs fungerar i den egna verksamheten.

4. Problemen återkommer utan att riktigt försvinna
Enstaka driftproblem kan uppstå i alla IT-miljöer. Mer bekymmersamt är när samma problem återkommer och organisationen vänjer sig vid att hantera dem.

Det kan handla om etiketter som inte skrivs ut som de ska, bokningar som fastnar, långa svarstider eller manuella rutiner som byggts upp för att kompensera för systemets begränsningar. I en verksamhet med stora leveransvolymer kan även korta störningar få betydande följder.

Gods blir stående, personal får lägga tid på felsökning och andra delar av logistikkedjan påverkas. Till slut riskerar tillfälliga reservrutiner att bli en permanent del av arbetssättet.

Här spelar även supporten en viktig roll. När något påverkar utleveranserna behöver det finnas tillgång till personer som förstår både tekniken och verksamheten och som kan hjälpa till att identifiera orsaken till problemet.

5. Verksamheten anpassar sig efter systemet.
Det femte tecknet kan vara svårare att upptäcka eftersom förändringen ofta sker gradvis. Med tiden vänjer sig organisationer vid sina system. Arbetsrutiner byggs upp kring sådant som inte går att göra och nya idéer sorteras bort eftersom de bedöms bli för komplicerade eller kostsamma att genomföra.

När leverantören oftare säger nej än ja till rimliga önskemål finns en risk att systemets begränsningar börjar påverka verksamhetens utveckling.

– Den viktigaste frågan är egentligen ganska enkel: hjälper TA-lösningen företaget att arbeta på det sätt man vill, eller har företaget börjat arbeta på ett visst sätt därför att systemet kräver det? Om svaret allt oftare är det senare tycker jag att man bör reagera, fortsätter Stefan Jörkander.

Ett systembyte är inte alltid svaret
Att känna igen något av dessa tecken betyder inte automatiskt att företaget behöver byta TA-system. I vissa fall kan det räcka att se över integrationerna, automatisera fler moment eller förändra hur befintliga system används.

Men det finns ett värde i att regelbundet utvärdera transportadministrationen utifrån verksamhetens faktiska behov. Hur mycket manuellt arbete krävs? Hur ofta uppstår störningar? Vad kostar förändringar? Hur enkelt är det att lägga till en transportör eller anpassa ett flöde? Och hur snabbt får organisationen hjälp när något går fel?

Det var bland annat erfarenheter av den typen som låg bakom Connect Companies utveckling av Blue TA. Lösningen baseras på integrationsplattformen Blue Integrator och är utvecklad för verksamheter där transportadministration och integration är kritiska delar av det dagliga flödet. Blue TA kan användas som molntjänst eller installeras lokalt och har en fast prismodell.

Utgångspunkten är samtidigt densamma oavsett vilken lösning ett företag använder: transportadministrationen ska göra logistiken enklare att hantera och utveckla, inte tvärtom.

– Målet kan inte vara att ha så mycket funktionalitet som möjligt. Målet måste vara att transportflödet fungerar stabilt, att människor slipper onödigt manuellt arbete och att verksamheten kan förändras utan att tekniken står i vägen. När det fungerar tänker man knappt på TA-systemet. Det är egentligen ett ganska bra betyg, avslutar Stefan Jörkander.

Källa: Blue Integrator